Fassung 2026-09. Gilt für alle Verträge über die Nutzung von proOS. Auf diese Bedingungen wird im Programm verwiesen, unter anderem beim Eröffnen einer Support-Anfrage und bei der Zustimmung zu Zusatzsupport (§ 5a).

Allgemeine Geschäftsbedingungen für die Nutzung von proOS

Anbieter ist der Betreiber von proOS laut Impressum (im Folgenden „Anbieter“).

§ 1 Geltungsbereich

1. Diese Bedingungen gelten für alle Verträge über die Nutzung der Betriebssoftware proOS zwischen dem Anbieter und Unternehmern im Sinne des § 1 KSchG (im Folgenden „Kunde“). Verträge mit Verbrauchern werden nicht geschlossen.
2. Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nicht, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.
3. Bestandteile des Vertrags sind in dieser Reihenfolge: die Auftragsbestätigung, der Auftragsverarbeitungsvertrag (Anlage AVV), die Leistungsbeschreibung (§ 3), das Service-Level-Agreement (Anlage SLA) und diese Bedingungen.

§ 2 Vertragsgegenstand

1. Der Anbieter stellt dem Kunden proOS als Dienst über das Internet zur Verfügung. Der Kunde erhält eine eigene Instanz unter der Adresse <kurzname>.proos.app mit eigener Datenbank. Daten verschiedener Kunden werden nicht in einem gemeinsamen Datenspeicher geführt.
2. Der Anbieter betreibt die Instanz auf Servern innerhalb der Europäischen Union und hält sie in dem Umfang bereit, der in der Anlage SLA beschrieben ist.
3. Die Software wird nicht überlassen. Der Kunde erhält kein Recht, die Software herunterzuladen, zu kopieren oder auf eigenen Systemen zu betreiben.
4. Der Anbieter entwickelt proOS weiter. Er darf Funktionen ändern oder ergänzen, solange der vertraglich vereinbarte Leistungsumfang erhalten bleibt. Über wesentliche Änderungen informiert er den Kunden mindestens vier Wochen vorher im Programm oder per E-Mail.

§ 3 Leistungsbeschreibung nach Modulen

proOS besteht aus einem Kernmodul und sieben Zusatzmodulen. Der Kunde bucht das Kernmodul und wählt Zusatzmodule dazu. Der jeweils gebuchte Umfang steht in der Auftragsbestätigung.

1. core (Kern): Firmenprofil, Benutzer, Rollen und Rechte, Kunden und Ansprechpartner, Lieferanten, Aufträge (Projekte) mit Positionen, Dateien und Verlauf, Angebote, Rechnungen mit Positionen, Zahlungen und Mahnungen, Eingangsrechnungen, Belegdesign (PDF), Nummernkreise, Zusatzfelder, Gesamtexport, Aktivitätsprotokoll, Sicherheitsereignisse, Anmeldung mit Passwort, Passkey und Einmalcode (TOTP).
2. finance (Finanzen): Kassenbuch mit Änderungsverlauf, Freigaben für Rechnungen und Mahnungen, Kundengutschriften, Auswertungen zu Umsatz und offenen Posten.
3. tasks (Aufgaben): Aufgaben mit Zuständigkeit, Fälligkeit, Notizen und Zuordnung zu Aufträgen.
4. time (Zeit): Zeiterfassung je Mitarbeiter, Zuordnung zu Aufträgen und Kunden, Arbeitsverträge und Arbeitszeitmodelle, Feiertage, Änderungsprotokoll der Zeiteinträge.
5. portal (Kundenportal): Zugang für Kunden des Kunden unter <kurzname>.proos.app/portal mit Einmalcode per E-Mail, Einsicht in Aufträge, Angebote, Rechnungen und Dateien, Freigaben, Zugriffsprotokoll.
6. newsletter: Abonnentenverwaltung mit Bestätigungsverfahren (Double-Opt-in), Kampagnen, Empfängerauswahl aus Abonnenten und Kundensegmenten, Versand über den eigenen SMTP-Zugang des Kunden, Zustell-, Öffnungs- und Klickstatistik, Abmeldeseite.
7. assets (Material und Bestände): Materialkatalog mit Kategorien, Varianten, Lieferanten und Preisen, Rollen und Restmengen, Verbrauchsprotokoll, Kundenmaterial, Farbsysteme und Rezepturen, Maschinen.
8. stats (Statistik): Kennzahlen und Verläufe zu Aufträgen, Umsatz, Zeiten und Material.

Der Anbieter stellt außerdem ein Handbuch im Programm, eine Anfrageverwaltung (Tickets) unter Hilfe → Support und eine Einrichtungshilfe für neue Instanzen bereit. Pakete in der Preisliste („Basis“, „Pro“) sind Vorbelegungen der Modulwahl und begründen keinen abweichenden Leistungsumfang.

§ 4 Lizenzmodell

1. Der Nutzungsumfang wird durch eine Lizenz bestimmt, die der Anbieter für die Instanz ausstellt. Sie legt fest: die gebuchten Module, die Zahl der Plätze und die Laufzeit.
2. Ein Platz ist ein aktiver Benutzer mit Zugang zur Instanz. Ist die Zahl der Plätze erreicht, lässt sich kein weiterer Benutzer anlegen; bestehende Benutzer werden nicht gesperrt. Der Service-Benutzer des Anbieters (§ 11) zählt nicht als Platz. Kunden des Kunden, die nur das Kundenportal nutzen, zählen nicht als Platz.
3. Module können mit Wirkung zum nächsten Abrechnungsmonat hinzugebucht oder abbestellt werden. Beim Abbestellen bleiben die Daten des Moduls in der Datenbank und im Gesamtexport erhalten; die Oberfläche und die Schnittstellen des Moduls sind nicht mehr zugänglich.
4. Plätze können jederzeit erhöht werden; eine Verringerung wirkt zum nächsten Abrechnungsmonat.
5. Läuft die Lizenz ab und wird nicht verlängert, gilt eine Karenz von 14 Tagen, in der die Instanz uneingeschränkt nutzbar bleibt und ein Hinweis erscheint. Danach ist die Instanz nur lesbar (§ 13).

§ 5 Preise und Zahlung

1. Es gelten die Preise der Auftragsbestätigung, hilfsweise die Preisliste des Anbieters zum Zeitpunkt der Bestellung. Alle Preise verstehen sich in Euro ohne Umsatzsteuer.
2. Das Entgelt setzt sich zusammen aus 12 € je Platz und Monat und der Preis des Moduls laut Preisliste je gebuchtem Zusatzmodul und Monat, mindestens einen Plätze. Es wird monatlich im Voraus verrechnet.
3. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug fällig. Zahlung per Überweisung; der Anbieter kann zusätzlich Zahlung per Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift über einen Zahlungsdienstleister anbieten.
4. Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Verzugszinsen nach § 456 UGB. Ist der Kunde mehr als 30 Tage in Verzug, darf der Anbieter nach schriftlicher Mahnung mit Nachfrist von 14 Tagen die Instanz in den Nur-Lese-Zustand versetzen. Die Zahlungspflicht bleibt bestehen.
5. Der Anbieter darf die Preise mit einer Frist von drei Monaten zum Monatsende anpassen. Der Kunde kann in diesem Fall zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens kündigen.
6. Zusatzleistungen (Zusatzsupport nach § 5a, Service-Zugriffe nach § 11, Datenimporte, Schulungen, Anpassungen) werden nach Aufwand zu 120 € je Stunde verrechnet, abgerechnet in Einheiten von 15 Minuten, sofern nichts anderes vereinbart ist.

§ 5a Support und Zusatzsupport

1. Der Support ist im Entgelt enthalten im Umfang von fünf Anfragen (Tickets) je Kalendermonat und Instanz. Er umfasst Störungsmeldungen, Fragen zur Bedienung nach dem Handbuch und Fragen zu Lizenz und Abrechnung, Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr, ausgenommen gesetzliche Feiertage in Österreich. Nicht genutzte Anfragen verfallen mit dem Monatsende.
2. Vor jeder Anfrage bestätigt der Kunde, dass er zur Frage im Handbuch nachgelesen hat. Das Handbuch ist im Programm unter Hilfe verfügbar.
3. Jede weitere Anfrage im selben Kalendermonat ist Zusatzsupport. Zusatzsupport wird nach Aufwand zum Stundensatz nach § 5 Abs. 6 verrechnet, abgerechnet in Einheiten von 15 Minuten, mindestens eine Einheit je Anfrage. Der Kunde stimmt der Verrechnung ausdrücklich zu, bevor die Anfrage angenommen wird; das Programm hält die Zustimmung mit Zeitpunkt und Fassung dieser Bedingungen fest.
4. Nicht als Anfrage zählen: Meldungen eines Fehlers der Software oder des Betriebs durch den Anbieter, sofern sich das bestätigt, sowie Rückfragen des Anbieters zu einer offenen Anfrage. Solche Anfragen werden dem Kontingent gutgeschrieben und nicht verrechnet.
5. Schulungen, Datenimporte über die Importfunktionen hinaus, Anpassungen, Auswertungen auf Zuruf und Beratung sind kein Support und werden immer nach Aufwand verrechnet (§ 5 Abs. 6), auch innerhalb des Kontingents.
6. Reaktionszeiten und Behebungsziele regelt die Anlage SLA. Für Zusatzsupport gelten dieselben Zeiten.

§ 6 Verfügbarkeit und Wartung

1. Verfügbarkeit, Wartungsfenster, Reaktionszeiten und Gutschriften bei Unterschreitung sind in der Anlage SLA geregelt.
2. Aktualisierungen der Software spielt der Anbieter im laufenden Betrieb ein. Vor jeder Aktualisierung wird die Instanz gesichert; scheitert die Aktualisierung, wird der vorherige Stand wiederhergestellt.

§ 7 Mitwirkungspflichten des Kunden

1. Der Kunde benennt eine Ansprechperson mit Administratorrechten und hält deren Kontaktdaten aktuell.
2. Der Kunde sichert seine Zugangsdaten. Er verpflichtet seine Benutzer, Passwörter geheim zu halten und Zugänge nicht zu teilen. Für Administratoren empfiehlt der Anbieter Passkey oder Einmalcode als zweiten Faktor.
3. Der Kunde ist für die Richtigkeit und Zulässigkeit der Inhalte verantwortlich, die er in der Instanz speichert oder versendet. Das gilt insbesondere für Rechnungsdaten, Personaldaten und Newsletter-Empfänger.
4. Für das Modul newsletter gilt: Der Kunde versendet nur an Empfänger, die eingewilligt haben oder bei denen eine gesetzliche Grundlage vorliegt (§ 174 TKG 2021, Art. 6 DSGVO). Gekaufte, gemietete oder sonst ohne Einwilligung beschaffte Adresslisten dürfen nicht verwendet werden. Der Kunde trägt in jede Kampagne seine Absenderkennung ein; das Programm übernimmt sie aus dem Firmenprofil. Ein Verstoß berechtigt den Anbieter zur sofortigen Sperre des Moduls.
5. Der Kunde stellt für das Modul newsletter einen eigenen SMTP-Zugang bereit. Der Anbieter versendet keine Newsletter über eigene Postfächer.
6. Der Kunde meldet Störungen unverzüglich über die Anfrageverwaltung im Programm oder per E-Mail an [email protected] und beschreibt sie so, dass sie nachvollziehbar sind.
7. Der Kunde prüft die Auswertungen des Programms in angemessenen Abständen und meldet Abweichungen.

§ 8 Kassenbuch und Rechnungen

1. Das Kassenbuch im Modul finance ist ein Aufzeichnungswerkzeug für Bareinnahmen und Barausgaben mit Änderungsverlauf. Es ist keine Registrierkasse im Sinne der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) und erfüllt nicht die Anforderungen des § 131b BAO an eine elektronische Aufzeichnung mit Sicherheitseinrichtung. Ist der Kunde registrierkassenpflichtig, muss er eine RKSV-konforme Kasse gesondert betreiben.
2. Das Programm unterstützt die Rechnungsmerkmale nach § 11 UStG und die Unveränderbarkeit ausgestellter Rechnungen. Die steuerliche Richtigkeit der Rechnungen, die Wahl der Steuersätze und die Einhaltung der Aufbewahrungspflichten nach § 132 BAO liegen beim Kunden.
3. Der Anbieter erbringt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

§ 9 Daten, Export und Eigentum

1. Alle Daten, die der Kunde in seine Instanz einbringt, bleiben sein Eigentum. Der Anbieter erwirbt daran keine Rechte außer denen, die für den Betrieb des Dienstes nötig sind.
2. Der Kunde kann seine Daten jederzeit selbst exportieren: über den Gesamtexport unter Administration (ZIP mit CSV, JSON, Marke und auf Wunsch allen Belegen als PDF) sowie über die Einzelexporte der Module. Der Export ist im Entgelt enthalten.
3. Der Anbieter sichert die Instanz täglich und bewahrt die Sicherungen 14 Tage auf. Eine Wiederherstellung aus einer Sicherung auf Wunsch des Kunden ist eine Zusatzleistung nach § 5 Abs. 6, sofern die Ursache nicht beim Anbieter liegt.
4. Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden ausschließlich nach dessen Weisung im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags (Anlage AVV).
5. Der Anbieter darf technische Kennzahlen der Instanz (Erreichbarkeit, Antwortzeit, Speicherbedarf, Anzahl von Datensätzen, Anmeldungen und aktive Zeit je Benutzer) erheben, um den Dienst zu betreiben und abzurechnen. Inhalte werden dafür nicht ausgewertet.

§ 10 Nutzungsrechte und Schutz

1. Der Kunde erhält für die Vertragsdauer das nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht, proOS im gebuchten Umfang für eigene betriebliche Zwecke zu nutzen.
2. Nicht gestattet sind: die Nutzung durch Dritte außerhalb des eigenen Betriebs, das Umgehen von Zugriffsbeschränkungen, das automatisierte Auslesen über die Oberfläche hinaus (außer über bereitgestellte Schnittstellen), das Einbringen von Schadsoftware und Lasttests ohne Absprache.
3. Erweiterungen, die der Anbieter für den Kunden entwickelt (Kundenmodule), bleiben im Eigentum des Anbieters, sofern nichts anderes vereinbart ist. Der Kunde erhält daran das Nutzungsrecht nach Abs. 1.

§ 11 Service-Zugang

1. Zur Fehlersuche kann es nötig sein, dass der Anbieter die Instanz des Kunden mit Administratorrechten öffnet. Dafür besteht in jeder Instanz der Benutzer [email protected], der sich nicht mit Passwort anmelden kann.
2. Ein Zugriff ist nur nach Freischaltung möglich. Die Freischaltung gilt 24 Stunden, wird einem Grund und in der Regel einer Anfrage (Ticket) zugeordnet und kann jederzeit widerrufen werden. Der Anbieter schaltet nur auf Anfrage des Kunden oder zur Behebung einer Störung frei, die den Kunden betrifft, und informiert den Kunden in beiden Fällen.
3. Jeder Gebrauch der Freischaltung wird mit Zeitpunkt und Adresse protokolliert und ist für den Kunden im Programm unter Hilfe → Support einsehbar. Handlungen des Service-Benutzers stehen im Aktivitätsprotokoll der Instanz.
4. Service-Zugriffe werden nach Aufwand verrechnet (§ 5 Abs. 6), außer die Ursache liegt in einem Fehler der Software oder des Betriebs durch den Anbieter.
5. Die Datenbank der Instanz ist für den Anbieter im Rahmen des Betriebs (Sicherung, Aktualisierung, Störungsbehebung) erreichbar. Zugriffe auf Inhalte außerhalb des Service-Zugangs erfolgen nur, soweit sie für diese Zwecke unerlässlich sind, und werden dokumentiert.

§ 12 Vertraulichkeit

1. Beide Seiten behandeln Informationen der anderen Seite, die als vertraulich gekennzeichnet sind oder erkennbar vertraulich sind, während der Vertragsdauer und drei Jahre danach vertraulich.
2. Der Anbieter verpflichtet seine Mitarbeiter und Unterauftragnehmer entsprechend.

§ 13 Laufzeit, Kündigung, Datenlöschung

1. Der Vertrag beginnt mit dem in der Auftragsbestätigung genannten Tag und läuft auf unbestimmte Zeit.
2. Beide Seiten können den Vertrag monatlich mit einer Frist von 14 Tagen zum Monatsende kündigen. Die Kündigung bedarf der Schriftform; E-Mail genügt.
3. Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor bei Verstoß gegen § 7 Abs. 4 oder § 10 Abs. 2 und bei Zahlungsverzug trotz Mahnung nach § 5 Abs. 4.
4. Ablauf nach Vertragsende:
1. Karenz: 14 Tage ab Vertragsende bleibt die Instanz erreichbar, aber nur lesbar. Anmeldung und Gesamtexport sind möglich; Änderungen sind gesperrt.
2. Stilllegung: Danach wird die Instanz gesichert und abgeschaltet. Adresse, Zertifikatseintrag und Container werden entfernt.
3. Löschung: 30 Tage nach der Stilllegung werden Datenbank und Sicherungen endgültig gelöscht. Auf schriftlichen Wunsch des Kunden erfolgt die Löschung früher, sobald der Export bestätigt ist.
4. Der Kunde ist selbst dafür verantwortlich, vor Ablauf der Karenz zu exportieren. Nach der Löschung ist keine Wiederherstellung möglich.
5. Aufbewahrungspflichten des Kunden (etwa nach § 132 BAO) erfüllt der Kunde durch den Export. Der Anbieter bewahrt nach der Löschung nichts auf.

§ 14 Gewährleistung

1. Der Anbieter gewährleistet, dass proOS die Funktionen der Leistungsbeschreibung im Wesentlichen erfüllt. Software ist nie fehlerfrei; unwesentliche Abweichungen begründen keinen Mangel.
2. Der Kunde meldet Mängel unverzüglich und nachvollziehbar. Der Anbieter behebt sie innerhalb angemessener Frist durch Fehlerbehebung oder Umgehung.
3. Die Gewährleistung ist ausgeschlossen für Störungen, die auf Nichteinhaltung der Mitwirkungspflichten, auf Systeme des Kunden (Endgeräte, Netzzugang, SMTP-Zugang) oder auf Eingriffe Dritter zurückgehen.
4. § 924 ABGB (Vermutung der Mangelhaftigkeit) ist ausgeschlossen.

§ 15 Haftung

1. Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Personenschäden.
2. Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und der Höhe nach beschränkt auf das Entgelt, das der Kunde in den zwölf Monaten vor dem Schadensereignis gezahlt hat.
3. Die Haftung für entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden, Folgeschäden und Ansprüche Dritter ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.
4. Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nur bis zu dem Betrag, der bei ordnungsgemäßer Nutzung der Sicherungs- und Exportfunktionen (§ 9) zur Wiederherstellung nötig gewesen wäre.
5. Für die Verfügbarkeit gelten ausschließlich die Gutschriften der Anlage SLA.
6. Schadenersatzansprüche verjähren innerhalb von zwölf Monaten ab Kenntnis von Schaden und Schädiger.
7. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz und nach Art. 82 DSGVO bleibt unberührt.

§ 16 Änderungen dieser Bedingungen

1. Der Anbieter darf diese Bedingungen ändern, wenn dies aus rechtlichen, technischen oder wirtschaftlichen Gründen nötig ist und den Kunden nicht unangemessen benachteiligt.
2. Änderungen werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden per E-Mail und im Programm mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Wirksamwerden, gelten sie als angenommen; auf diese Folge wird in der Mitteilung hingewiesen. Widerspricht er, darf jede Seite zum Wirksamwerden kündigen.

§ 17 Schlussbestimmungen

1. Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts und der Verweisungsnormen des internationalen Privatrechts.
2. Gerichtsstand ist das sachlich zuständige Gericht in am Sitz des Anbieters.
3. Der Anbieter darf den Kunden nach dessen Zustimmung als Referenz nennen. Die Zustimmung ist jederzeit widerrufbar.
4. Der Kunde darf Rechte aus dem Vertrag nur mit Zustimmung des Anbieters übertragen. Der Anbieter darf den Vertrag auf einen Rechtsnachfolger übertragen, der den Betrieb von proOS fortführt; der Kunde wird informiert und kann binnen vier Wochen kündigen.
5. Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der übrige Vertrag wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.
6. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen bedürfen der Schriftform; das gilt auch für den Verzicht auf die Schriftform.

Anlagen: SLA (02-sla.md), AVV (03-avv.md) mit TOM (04-tom.md) und Löschkonzept (05-loeschkonzept.md).

Anlagen SLA und Auftragsverarbeitungsvertrag erhalten Kunden mit der Auftragsbestätigung. Fragen: [email protected].